INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("Regolamento")
Aggiornata al 6 ottobre 2026, pubblicata all'indirizzo https://aizoome.com/informativa-clienti.
1. Ambito di applicazione
Il titolare del trattamento indicato al punto 2 ("Titolare") svolge attività di consulenza, formazione e supporto operativo a favore di imprese, enti e professionisti e, per eseguire gli incarichi affidati da ciascuno di essi (il "Cliente"), tratta dati personali.
La presente informativa è resa alle persone fisiche che operano per conto del Cliente, quali referenti di progetto, persone di contatto, sottoscrittori e referenti amministrativi, e al Cliente stesso quando è una persona fisica, un professionista o una ditta individuale.
L'informativa descrive i trattamenti connessi al rapporto instaurato sulla base del Contratto Quadro e degli Ordini di Incarico. I dati già acquisiti nel corso della trattativa che ha preceduto la sottoscrizione sono trattati, dalla sottoscrizione, secondo quanto qui indicato.
Restano fuori i trattamenti che il Titolare svolge per conto del Cliente in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento): di essi il Cliente è titolare del trattamento, ed è il Cliente a impartire le istruzioni e a informare i propri interessati.
2. Titolare del trattamento
Il Titolare è Luca Forgione, che esercita la propria attività professionale ai sensi della legge 14 gennaio 2013, n. 4, con il nome AIZOOME, operante anche come 4G1 DI LUCA FORGIONE, con domicilio professionale in Via dei Sanniti 91, 86170 Isernia, codice fiscale FRGLCU02P18E335E e partita IVA 01016690941.
Contatto per l'esercizio dei diritti: admin@aizoome.com. Posta elettronica certificata (PEC): forgione.luca@pec.it.
Il Titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati, non ricorrendone i presupposti di legge.
3. Categorie e fonte dei dati trattati
Categorie di dati
- Dati identificativi e di contatto professionali: nome, cognome, ruolo ricoperto, organizzazione di appartenenza, indirizzo di posta elettronica, recapito telefonico.
- Contenuto della corrispondenza scambiata con il Titolare e delle comunicazioni relative all'esecuzione degli Ordini di Incarico.
- Dati contenuti nei documenti contrattuali e amministrativi, compresi i dati relativi alla sottoscrizione e le coordinate di pagamento.
- Dati tecnici di accesso e di connessione generati automaticamente dai servizi utilizzati per la corrispondenza e per l'archiviazione.
Fonte dei dati
I dati trattati nell'ambito della presente informativa provengono:
- direttamente dall'interessato;
- dall'organizzazione di appartenenza, che indica al Titolare i propri referenti;
- da un contatto professionale comune che presenta le parti;
- da fonti professionali accessibili al pubblico, quando il contatto iniziale è avvenuto su tale base.
Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati identificativi e di contatto è necessario per la gestione del rapporto: in mancanza il Titolare non è in grado di gestire il rapporto né di eseguire le attività che riguardano l'interessato. Quando l'interessato è parte diretta del contratto, il conferimento dei dati richiesti per la fatturazione è inoltre un obbligo di legge e un requisito necessario per la conclusione del contratto.
Categorie particolari di dati
Il Titolare non richiede né tratta, nell'ambito dei trattamenti qui descritti, categorie particolari di dati personali né dati relativi a condanne penali e reati. Resta salvo il trattamento di tali dati ove risultino contenuti nella documentazione di una controversia, nei limiti di quanto strettamente necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Tale trattamento è consentito:
- per le categorie particolari di dati, dall'art. 9, paragrafo 2, lettera f), del Regolamento;
- per i dati relativi a condanne penali e reati, dall'art. 10 del Regolamento e dall'art. 2-octies, comma 3, lettera e), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni.
4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
Nessuno dei trattamenti descritti si fonda sul consenso dell'interessato.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| a) Gestione del rapporto contrattuale | Art. 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse Se l'interessato è parte diretta del contratto, si applica invece l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), esecuzione del contratto |
| b) Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali | Art. 6, paragrafo 1, lettera c), obbligo legale, per la fatturazione elettronica, gli adempimenti fiscali e la conservazione dei documenti fiscali Art. 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse, per la gestione di incassi e pagamenti e per i dati di contatto utilizzati nella gestione amministrativa Se l'interessato è parte diretta del contratto, in luogo del legittimo interesse si applica l'art. 6, paragrafo 1, lettera b), esecuzione del contratto |
| c) Sicurezza dei sistemi | Art. 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse |
| d) Accertamento, esercizio e difesa dei diritti | Art. 6, paragrafo 1, lettera f), legittimo interesse |
I legittimi interessi perseguiti
Per la finalità a), il Titolare ha interesse a disporre dei recapiti e della corrispondenza degli interessati: senza questi dati l'incarico non è eseguibile.
Per la finalità b), limitatamente alla gestione di incassi e pagamenti, il Titolare ha interesse a ottenere il corrispettivo pattuito e a ricostruire i flussi di pagamento del rapporto.
Per la finalità c), il Titolare ha interesse a mantenere integri e riservati i sistemi su cui si svolge il rapporto, anche nell'interesse dell'interessato.
Per la finalità d), il Titolare ha interesse a poter far valere o difendere un proprio diritto nato dal rapporto, entro il termine di prescrizione, disponendo della documentazione che ne prova l'esecuzione.
5. Modalità del trattamento
Il trattamento è svolto con strumenti informatici, mediante operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, utilizzo, comunicazione ai soggetti indicati al punto 7, conservazione e cancellazione.
Il trattamento è svolto dal Titolare e dalle persone che operano sotto la sua autorità, espressamente autorizzate, vincolate alla riservatezza e istruite per iscritto sulle operazioni consentite.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, tenuto conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento.
6. Impiego di sistemi di intelligenza artificiale
Per lo svolgimento della propria attività il Titolare si avvale di sistemi di intelligenza artificiale forniti da terzi, in funzione ausiliaria e strumentale, sia come applicazioni a sé stanti sia come funzioni integrate nei servizi di produttività e di collaborazione. Le finalità per cui tali sistemi ricevono i dati sono indicate al punto 7.
I gestori di tali sistemi sono designati responsabili del trattamento (art. 28 del Regolamento) e trattano i dati secondo le istruzioni documentate del Titolare, salvo quanto indicato al punto 7 sui trattamenti per finalità proprie.
Le condizioni contrattuali applicabili escludono l'utilizzo dei contenuti immessi per l'addestramento dei modelli.
Il Titolare non adotta decisioni fondate esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull'interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona (art. 22 del Regolamento).
L'elenco dei sistemi di intelligenza artificiale impiegati è pubblicato all'indirizzo https://aizoome.com/strumenti-ai ed è trasmesso a chi ne faccia richiesta all'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicato al punto 2.
7. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari.
| Categoria di destinatari | Finalità per cui riceve i dati | Ruolo |
|---|---|---|
| Gestore dei servizi di posta elettronica, produttività individuale, archiviazione documentale, riunioni e strumenti di collaborazione | finalità a), b), c), d) | responsabile del trattamento |
| Gestori dei sistemi di intelligenza artificiale, comprese le funzioni di intelligenza artificiale dei servizi indicati nella riga precedente | finalità a), b) | responsabile del trattamento |
| Collaboratori e subfornitori del Titolare che partecipano all'esecuzione degli incarichi con mezzi propri | finalità a) | responsabile del trattamento |
| Gestore del servizio di posta elettronica certificata | finalità a), b), c), d) | responsabile del trattamento |
| Gestore della piattaforma per gli adempimenti fiscali e contabili | finalità b) | responsabile del trattamento |
| Consulente fiscale incaricato dal Titolare | finalità b) | titolare autonomo per la propria attività professionale |
| Agenzia delle Entrate, Sistema di Interscambio, istituti di credito | finalità b) | titolari autonomi |
| Avvocati, consulenti tecnici e autorità giudiziarie | finalità d) | titolari autonomi |
Elenco nominativo
L'elenco aggiornato dei singoli gestori che operano quali responsabili del trattamento, con l'indicazione della denominazione, della sede, dei paesi di trasferimento, del meccanismo di trasferimento applicabile e degli eventuali trattamenti svolti per finalità proprie, è pubblicato nella sezione «Destinatari e responsabili del trattamento» della pagina https://aizoome.com/fornitori e riporta la propria data di aggiornamento. Gli elenchi precedenti sono conservati dal Titolare e trasmessi a chi ne faccia richiesta. I collaboratori e i subfornitori sono indicati per sola categoria.
I dati non sono diffusi e non sono comunicati a soggetti diversi da quelli indicati. Alcuni gestori trattano una parte limitata dei dati anche per finalità proprie, indicate nell'elenco nominativo.
8. Trasferimento dei dati verso paesi terzi
Alcuni dei gestori indicati al punto 7 effettuano trasferimenti di dati personali verso gli Stati Uniti e verso gli altri paesi terzi in cui operano essi stessi, le loro affiliate e i loro sub-responsabili. I paesi di ciascun gestore sono indicati nell'elenco nominativo. Tali trasferimenti si fondano sui seguenti meccanismi:
- clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, ai sensi dell'art. 46, paragrafo 2, lettera c), del Regolamento;
- decisione di adeguatezza della Commissione europea, decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 del 10 luglio 2023, relativa al quadro UE-Stati Uniti per la protezione dei dati personali (art. 45 del Regolamento), per i soli trasferimenti verso gli Stati Uniti a favore dei gestori che vi aderiscono.
Il meccanismo applicabile a ciascun gestore è indicato nell'elenco nominativo pubblicato all'indirizzo indicato al punto 7.
Il Titolare trasmette gratuitamente all'interessato che ne faccia richiesta, all'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicato al punto 2, una copia delle clausole contrattuali tipo applicate da ciascun gestore, nella versione resa disponibile dal gestore.
9. Periodo di conservazione
- Documentazione del rapporto (atti contrattuali e corrispondenza): per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il termine di prescrizione ordinaria di dieci anni.
- Documentazione fiscale: fino alla definizione degli accertamenti fiscali relativi a ciascun periodo d'imposta, di regola fino alla fine del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Le fatture e gli altri documenti che provano il rapporto sono conservati anche per il termine indicato alla voce precedente.
- Dati tecnici di accesso e di connessione: per i periodi predefiniti dei servizi utilizzati, non modificati dal Titolare.
- Dati trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto: fino alla definizione della controversia e ai successivi termini di impugnazione.
I periodi indicati sono quelli di conservazione presso il Titolare. Alla scadenza i contenuti seguono il ciclo tecnico di eliminazione del gestore del servizio, che per gli account professionali può trattenerli per un periodo ulteriore prima dell'eliminazione definitiva.
10. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui:
- accesso ai propri dati personali;
- rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione, ove ne ricorrano i presupposti;
- limitazione del trattamento;
- portabilità, limitatamente ai trattamenti fondati sull'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte ed effettuati con mezzi automatizzati.
È sufficiente una comunicazione all'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicato al punto 2, senza formalità e senza costi. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di due mesi in caso di richieste complesse o numerose, con avviso motivato all'interessato entro un mese dal ricevimento della richiesta.
Diritto di opposizione
Il Titolare richiama espressamente l'attenzione dell'interessato sul diritto di opporsi al trattamento.
I trattamenti di cui al punto 4, lettere a), c) e d), e i trattamenti di cui alla lettera b) che non sono imposti da un obbligo di legge, si fondano sul legittimo interesse del Titolare. L'interessato può opporvisi in qualsiasi momento, per motivi legati alla propria situazione particolare, con una comunicazione all'indirizzo sopra indicato. Ricevuta l'opposizione il Titolare interrompe il trattamento, salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti sui diritti dell'interessato, o che il trattamento serva ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Quando l'interessato è parte diretta del contratto, i trattamenti di cui alla lettera a) e i trattamenti di cui alla lettera b) che non sono imposti da un obbligo di legge si fondano sull'esecuzione del contratto, come indicato al punto 4, e a essi non si applica il diritto di opposizione.
Reclamo all'autorità di controllo
L'interessato che ritenga illegittimo il trattamento dei propri dati può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, protocollo@gpdp.it, protocollo@pec.gpdp.it, www.garanteprivacy.it. L'interessato può inoltre proporre ricorso all'autorità giudiziaria.
11. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata a seguito di modifiche normative, tecnologiche od organizzative.
Ciascuna versione è identificata dalla data di aggiornamento. All'indirizzo indicato in testata è pubblicata la versione vigente. Le versioni precedenti, compresa quella allegata al Contratto Quadro, sono conservate dal Titolare e trasmesse a chi ne faccia richiesta.
La variazione dei singoli gestori non modifica la presente informativa: aggiorna l'elenco nominativo pubblicato all'indirizzo indicato al punto 7, che riporta la propria data di aggiornamento. Ciò vale purché le categorie di destinatari indicate al punto 7 e i meccanismi di trasferimento indicati al punto 8 restino invariati; in caso contrario la presente informativa è riemessa in una versione nuova.
In caso di modifiche sostanziali il Titolare ne dà avviso agli interessati con cui il rapporto è in corso, all'indirizzo di posta elettronica utilizzato per le comunicazioni operative.